Форми. Введення даних. Сортування, фільтрація і пошук даних

Вироблення навичок
Бази даних використовують для зберігання різних даних у системати­зованому вигляді, а також для їх опрацювання й аналізу. Зрозуміло, що дані, які містяться в базі, час від часу або постійно потребують змін, оновлення. Можливо, просто виявляються неточності, які потрібно виправити. Можливо, у розробника або користувачів бази даних з'являються ідеї щодо її удосконалення. Тому важливо вміти працювати з готовою базою даних, вносити в неї зміни, редагувати.

Розглянемо можливості і способи редагування бази даних у Libre Office на прикладі навчальної бази даних вигаданої фірми «Борей», яка займається постачанням продуктів клієнтам. Цю базу запозичено з комплекту шаблонів Microsoft Office Access, але подано у спрощеному вигляді. Попередньо створена база Борей складається з таких 17-ти таблиць:

1.     Відомості про замовлення;

2.     Відомості про замовлення на придбання;

3.     Доставка;

4.     Замовлення;

5.     Замовлення на придбання;

6.     Операції з запасами;

7.     Податковий статус замовлень;

8.     Постачальники;

9.     Рахунки;

10.                       Ролі;

11.                       Ролі співробітників;

12.                       Співробітники;

13.                       Стан відомостей про замовлення;

14.                       Стан замовлення на придбання;

15.                       Стан замовлень;

16.                       Типи операцій із запасами;

17.                       Товари.

Також дана база містить два запити, форму і звіт. При виконанні практичної роботи ми зосередимося саме на редагуванні таблиць, як основних елементів бази даних. Такі елементи, як запити, форми й звіти, можна редагувати аналогічно до таблиць, хоча кожен з них і має свої особливості.

1.     У середовищі LibreOffice відкрити базу даних.

2.     Перейти на вкладення Таблиці.

3.     Обрати для редагування таблицю Рахунки.

Примітка. Cтали активними кнопки:

на панелі швидкого доступу, що під головним меню. Ті самі вказівки можна задати через головне меню у категорії Зміни

або через контекстне меню таблиці, яке викликають натисканням правої кнопки миші на назві таблиці.

4.     Відкрити вміст таблиці Рахунки подвійним клацанням по її назві. При цьому таблицю буде відкрито у спеціальному вікні перегляду вмісту.

Примітка Для того, щоб була можливість вносити зміни у таблицю, потрібен дозвіл. Цей дозвіл надано, якщо підсвічено пункт Редагування даних категорії Зміни головного меню вікна перегляду вмісту, як на малюнку угорі. Інакше таблиця буде доступна лише для перегляду і копіювання даних з її комірок.

У поданій таблиці заповнено лише номери замовлень і дати. Які операції можна робити з даними в таблиці? По-перше, у кожну комірку можна вносити дані, видаляти, виправляти, копіювати і вставляти. Переміщуватися по комірках можна або за допомогою клавіш-стрілочок, або наведенням курсору миші на комірку і клацанням по ній. Копіювання і вставку здійснюють натисканням клавіш відповідно Ctrl + C і Ctrl + V або з допомогою контекстне меню.

5.     Внести у поле Податок суми (у гривнях) оподаткування кожного товару (див. малюнок знизу). При переході від одного рядка до іншого таблицю буде автоматично збережено.

6.     Долучити запис для товару з номером 41:

o    використати вказівку меню Вставка / Запис;

o    заповнити створений порожній рядок (запис).

Примітка. Створити новий запис можна переміщенням вказівника на порожній рядок внизу таблиці.

7.     Впорядкувати таблицю за першим стовпчиком (полем ID замовлення):

o    виділити стовпчиком клацанням лівою клавішею миші на його назві;

o    використати інструмент Сортування за зростанням;

o    пересвідчитися у тому, що доданий запис розташовано у потрібному місці.

8.     Вилучити останній запис таблиці:

o    виділити запис, клацнувши на порожній клітинці ліворуч від запису;

o    або натиснути клавішу Delete,
або використати вказівку Видалити контекстного меню;

o    у вікні діалогу з питанням «Видалити обрані дані?» натиснути кнопку Так.

Примітка. Після вилучення запису таблицю буде збережено без можливості відміни вилучення.

9.     Знайти записи, у яких сума податку становить 3;

o    або натиснути клавіші Ctrl + F,
або натиснути кнопку Знайти запис;

o    у вікні діалогу задати налаштування пошуку і натиснути кнопку Знайти.

Примітка. Якщо не виставити мітку Застосовувати формат поля, то програма діятиме таким чином, ніби дані мають текстовий формат. Це може призвести не до бажаного результату.

o    пересвідчитися, що у результаті буде виділено клітинку, де вперше (якщо йти вниз від поточного розташування вказівника) міститься число 3;

o    у вікні діалогу ще раз натиснути кнопку Знайти для продовження пошуку;

o    пересвідчитися, що у результаті буде виділено наступну клітинку, що містить шуканий фрагмент.

10.                       Примітка. Наявні версії Libre Office Base не дозволяють виконувати групові операції з таблицею (копіювання чи заповнення одразу всього стовпчика чи рядка). Неможливо також виконати у всій таблиці одночасно пошук із заміною. Але є можливості щодо налаштування вигляду таблиць: можна змінювати ширину стовпців і висоту рядків, змінювати шрифт, його розмір тощо, задавати вирівнювання різними способами. Для зміни налаштувань таблиці потрібно використати вказівку Формат таблиці… контекстного меню будь-якого запису (клацнути правою кнопкою миші по крайньому лівому стовпчику).

11.                       Далі у вікні діалогу Символ потрібно налаштувати використання шрифту.

12.                       Змінити налаштування таблиці й отримати таке її подання.

13.                       У контекстному меню стовпчика Податок (викликати клацанням правої клавіші миші по заголовку стовпчика) обрати пункт Формат стовпчика.

14.                       У вікна діалогу Формат поля налаштувати формат відображення даних (у грошовому форматі) й вирівнювання (по центру) у вибраному стовпчику.

15.                       Пересвідчитися в отриманні бажаного результату.

16.                       Повернутись у головне вікно Libre Office Base, щоб надалі перейти до зміни її структури.

17.                       Викликати контекстне меню таблиці Рахунки (клацнути правою клавішею миші на назві таблиці).

18.                       У контекстному меню обрати Змінити, щоб відкрити вікно дизайну таблиці, у якому можна змінювати назви полів, формати даних у полях, вилучати окремі поля або додавати нові поля, а також призначати ключове поле.

19.                       Надати третьому полю назву Термін замість Строк.

20.                       Пересвідчитися у неможливості змінити тип третього поля інакше, ніж з типу Дата на тип Дата/Час і навпаки. Встановити, на якому етапі від спроби зміни до збереження результатів користувач отримає відповідне повідомлення з пропозицією вилучити поле замість зміни його типу. Поле не вилучати.

Примітка. Аналогічно, довільний тип можна змінити на Текст, але зворотня дія нездійсненна.

21.                       Натиснути кнопку Зберегти або клавіші Ctrl + S для застосування внесених змін.

22.                       Відкрити вміст таблиці Рахунки й побачити результат перейменування третього стовпчика.

Примітка. Крім перейменування полів і зміни їх типу (у деяких випадках) ще можна видаляти поле, якщо воно вже не потрібне. При цьому буде вилучено всі дані цього поля, після чого відновити їх буде неможливо. Для вилучення поля потрібно у вікні редагування дизайну таблиці викликати контекстне меню потрібного поля і в ньому вибрати Видалити.

Вставити нове поле між наявними Libre Office Base наразі не може. Є лише можливість вставити нове поле в кінці таблиці і надати йому будь-яку назву й довільний тип даних зі списку наявних.

23.                       Долучити до таблиці Рахунки поле Оператор типу Текст. Для цього викликати у вікні дизайну таблиці контекстне меню будь-якого поля (див. малюнок вище) і вибрати вказівку Вставити рядки. Або переміститися на порожній рядок після останнього поля і ввести нові назву і тип. Значення довжини поля при цьому змінити зі 100 на 20.

24.                       Зберегти зміни, відкрити таблицю знову і пересвідчитися, що в ній з'явилося нове поле в кінці, яке можна заповнювати, вводячи прізвища операторів-касирів.

Наступні дії виконати самостійно для таблиці Рахунки.

25.                       Збільшити розмір шрифту з 9 pt до 12 pt.

26.                       Змінити ширину стовпців таким чином, щоб ширина відповідала вмісту.

27.                       Долучити до таблиці новий запис з номером 49.

28.                       Заповнити новий запис так само, як запис 48.

29.                       Вилучити з таблиці запис з номером 79.

30.                       Заповнити поле Доставка довільними даними.

31.                       Зробити вирівнювання у полі Доставка по центру.

32.                       Замінити назву поля Податок на Мито.

33.                       Створити нове поле Час рахунку типу Час і заповнити його довільними даними.

34.                       Записати базу даних у вказану вчителем теку з назвою Ваше прізвище.

35.                       Закрити усі програмні вікна.

36.                       Повідомити вчителя про виконання практичної роботи.

Запитання для захисту практичної роботи

1.     Що таке таблиця бази даних?

2.     Що таке поле бази даних?

3.     Що таке запис бази даних?

4.     Поле, яке містить записи, що не повторюються, називають…?

5.     Як додати новий запис до готової таблиці?

6.     Як змінити ширину стовпців таблиці?

7.     Чи можна скопіювати одночасно всі дані з одного стовпця?

8.     Чи можна скопіювати одразу весь рядок?

9.     Як вставити у таблицю нове поле?

10.                       Чи можна вставити нове поле між двома існуючими полями?

11.                       Чи можна змінити тип даних якогось поля, яке вже є в таблиці?

12.                       Поясніть усі кроки виконання практичної роботи.

Домашнє завдання
Повторити матеріал щодо роботи з базами даних. Переглянути усі складові бази даних:

• усі таблиці;
• запит Запит_Співробітники_дом_тел, Запит_Товари_ціна від 10 до 30;
• форму Замовлення на придбання;
• звіт Операції з запасами. Кількість товарів.