Спільна робота з документом

      Спільна робота над документами означає, що кілька авторів разом працюють над документом або набором документів. Вони можуть або одночасно бути співавторами документа, або переглядати специфікацію, що є частиною структурованого робочого циклу. Співавторство в документах означає одночасну роботу над ним кількох користувачів. Існують різні методи спільної роботи над документом і співавторства, у яких усе більше значення набувають структура й контроль спільної роботи над документом. Щоб вирішити, котрий метод спільної роботи над документом і який продукт підходить для вас, подумайте над різними варіантами, переглядаючи доступні способи.

Semiformal Співавторство : Кілька авторів редагування одночасно будь-де в документі. Приклади: повторюваних хвилин, мозкового штурму та Довідкові матеріали для програми OneNote; та команда розробила фінансові моделі, бюджетів і активів списків відстеження для програми Excel.


Офіційне співавторство. Кілька авторів одночасно займаються редагуванням з можливістю контролю – зберігають зміст, коли він готовий до демонстрації. Приклади: бізнес-плани, бюлетені та юридичні матеріали у програмі Word; презентації з маркетингу та презентації для конференції у програмі PowerPoint.


Примітки та рецензування. Основний автор звертається за редагуванням і примітками (що може бути тематичним обговоренням), направляючи документ у робочому циклі, але керує остаточним виданням документа. Приклади: онлайнова довідка, офіційні документи та специфікації.


Набори документів. Автори запускають робочі цикли в усьому наборі документів або в окремих елементах набору документів для керування загальними завданнями, такими як перегляд і затвердження.

Співавторство за допомогою системи Office і веб-програм Office Online

      У розділах нижче описано способи співавторства за допомогою системи Office і веб-програм Office Online, а також рекомендовані прийоми використання бібліотек SharePoint для оновлення файлів.

 

Загальні відомості про продукти для співавторства

      Різні продукти Office і Office Online дають змогу редагувати документи кільком авторам одночасно. У кожному продукті функціональні можливості співавторства схожі. Проте існують певні відмінності в проектних рішеннях, що підтримують різні методи спільної роботи та відповідні сценарії. У наведеній нижче таблиці містяться загальні відомості про кожен продукт співавторства.

Програма	Сервер вимоги	Типові сценарії
Текстовий редактор Word	Технології SharePoint	Будь-які документи, включно із пропозиціями, планами, заявами про перспективи, протоколами, бюлетенями та звітами.
Програма для створення презентацій PowerPoint	Технології SharePoint	Будь-які презентації, включно з навчальними матеріалами, конференціями, аналізами причин невдачі, оглядами продуктів, посібниками та звітами про стан проекту.
Excel Online	Технології SharePoint і Office Online	Будь-які електронні таблиці, включно із груповим фінансовим моделюванням, корпоративним оновленням лінійки продукції на веб-сторінці та відстеженнями торгівлі в реальному часі.
Програма OneNote	Технології SharePoint	Будь-який блокнот, включно з періодичним протоколом наради, сеансом мозкового штурму ("групового мислення") у рамках проекту, матеріалами спільного дослідження, довідковими матеріалами та спільними навчальними курсами.
OneNote Online	Технології SharePoint і Office Online

 

Співавторство, керування версіями, взяття на редагування та змішані середовища Office

      У наведених нижче розділах описано рекомендовані прийоми співавторства з іншими користувачами.

 

Спільне створення та взяття документів на редагування

     Співавторство не сумісне із взяттям документів на редагування та їх поверненням у бібліотеці SharePoint. Взяття документів на редагування означає, що лише вам потрібно зробити в ньому запис і зрештою повернути його, щоб інші могли переглянути зміни або далі працювати над документом. Тому, коли файл взято на редагування, інші користувачі не зможуть разом із вами бути співавторами документа. По замовчуванню у бібліотеці SharePoint не вимагається брати файли на редагування, і цю функцію не слід вмикати, якщо буде використовуватися співавторство. Вам також не слід явно брати документ на редагування, якщо вам потрібно бути його співавтором.

 

Спільне створення документів і керування версіями

      Керування версіями дає змогу користувачам зберігати версії документів, відкочувати редагування або робити знімок стану документа, щоб він відповідав проміжному етапу проекту. SharePoint відстежує зміни документа під час редагування, зберігає попередні версії та може навіть підтримувати основну й проміжну версії документа. Оскільки співавтори можуть тримати документ відкритим довгий час, керування версіями документа виконується автоматично через визначені проміжки часу. По замовчуванню функцію керування версіями не ввімкнено в бібліотеці SharePoint.

      Якщо ви співавтор документів Word і PowerPoint, рекомендується використовувати керування версіями, як основної, так і проміжної, щоб можна було за необхідності відновити зміни, внесені іншими користувачами. Крім того, періодичність керування версіями визначає, як часто в SharePoint створюватиметься нова версія документа, над яким працюють кілька авторів. Значення по зомовчуванню у 30 хвилин імовірно підходить для більшості середовищ, але за необхідності адміністратор може його змінити. Якщо настроїти періодичність на нижче значення, фіксування версій і змін відбуватиметься частіше, але це може вимагати більшого сховища на сервері.

      Щодо бібліотек, які містять блокноти OneNote, рекомендується виконувати керування лише основними версіями, адже проміжні версії можуть викликати помилки синхронізації, що не дозволить зберегти зміни. Блокноти OneNote, які часто оновлюються, також можуть створювати багато версій. Оскільки з часом кількість версій зростає, рекомендується обмежити кількість версій, що зберігатимуться, настроївши прийнятну максимальну кількість версій залежно від потреб користувача. Зауважте, що періодичність керування версіями не впливає на блокноти OneNote, адже в цій програмі докладніші відомості зберігаються в самому блокноті.

 

Спільне створення документів у змішаному середовищі версій Office

      У деяких організаціях підтримується середовище, у якому користувачі мають різні версії програмного комплексу Microsoft Office, наприклад Office 2007 і Office 2010.
     Хоча ви можете завантажити файли за допомогою програми Word і PowerPoint 2007 або старішої версії до бібліотеки SharePoint, ви не можете співавтор ці документи з цих попередніх версій програм. Крім того, під час відкриття документа Word або PowerPoint OOXML із програми Word або PowerPoint 2007, SharePoint створює блокування на документ і не дозволяє іншим користувачам Office за допомогою Співавторства редагувати документ. Найкраще скористатися співавторства у програмі Word або PowerPoint, рекомендується, що всі користувачі працювати з принаймні Microsoft Office 2010 або 2012 р. Книги Excel можуть бути у співавторстві через принаймні Excel 2010 або Excel 2012 Web App. за допомогою Excel 2012 року або попередніх клієнтської програми завжди створить монопольний на сервер документа, який запобігає надходженню співавторства.

 

Проблеми під час спільного створення документів

      Якщо в документі Word або презентації PowerPoint не працює функція співавторства, цьому може бути одна або кілька причин:

• У файлі використовується керування правами доступу до інформації (IRM) або керування цифровими правами (DRM).
• Файл взято на редагування.
• Файл зашифровано.
• Формат файлу не підтримується. Підтримуються лише формати файлу .docx і .pptx. У більшості випадків можна зберегти непідтримуваний формат файлу в підтримуваному форматі.
• Файл позначено як остаточний. Власник файлу вирішив припинити процес редагування або спільного створення, і файл тепер має дозвіл "лише для читання".
• Певні настройки групової політики Microsoft Office не дозволяють співавторство. До них відносяться: "Вимкнути політику клієнта щодо автозлиття", "Вимкнути політику сервера щодо співавторства" та "Вимкнути політику клієнта щодо співавторства".
• Файл містить елементи керування ActiveX.
• Файл містить певні об’єкти, які неможливо унікально ідентифікувати, наприклад об’єкт OLE, рисунок SmartArt, діаграму або рукописний об’єкт.
• У документі Word використано головний документ разом із вкладеними, він містить набір фреймів HTML або публікується як блоґ.
• Документ Word не має зберігати випадкові числа для підвищення точності об'єднання встановлений прапорець. Щоб перевірити це, перейдіть на вкладку файл , на стрічці, натисніть кнопку Параметри , щоб відкрити діалогове вікно Параметри Word , виберіть пункт Центр безпеки та конфіденційності, натисніть кнопку Настройки центру безпеки та конфіденційності , щоб відкрити діалогове вікно Центру безпеки та конфіденційності , натисніть кнопку Параметри захисту конфіденційної інформації та потім у розділі Настройки певного документа , переконайтеся, що встановлено прапорець зберігати випадкові числа для підвищення точності об'єднання .

 

Сценарії способів спільної роботи над документами

      У наведених нижче розділах докладніше описано кожен із продуктів для співавторства, різні методи спільної роботи, які вони підтримують, і їхні відповідні сценарії.

 

Напівофіційне співавторство

      Мабуть, найкращий спосіб пояснити суть напівофіційного співавторства – це класичний груповий сеанс мозкового штурму. За допомогою програми OneNote, веб-програми OneNote Online або навіть їхньої комбінації кілька авторів зможуть швидко фіксувати ідеї та думки під час сеансу мозкового штурму одночасно в одному блокноті. Уявіть, що це "віртуальна дошка". Як у будь-якому ефективному сеансі мозкового штурму, немає потреби в негайному виправленні або перевірці, необхідно просто висловлюватись у вільному потоці думок. Усі автори можуть одночасно додавати вміст і відразу бачити, що вже додано. Після завершення сеансу мозкового штурму у вас буде зафіксований запис сеансу, який, за бажання, можна очистити. Біля кожного блоку вмісту стоїть псевдонім автора, тому якщо потрібно продовжити роботу з іншим співавтором, можна шукати вміст за ім’ям його автора.
     Інші поширені способи використання OneNote для спільної роботи над блокнотом – це періодичні протоколи нарад, спільні дослідження в короткому проекті, навчальні курси та довідкові матеріали.

      Програму Excel можна використовувати для проведення обчислень і статистичних порівнянь даних; створення та використання звітів зведених таблиць для перегляду ієрархічних даних у компактному та гнучкому поданні; візуального виділення даних за допомогою професійно оформлених діаграм, піктограм умовного форматування, гістограм, шкал кольорів і міні-діаграм; виконання над даними операції аналізу "what-if."

      За допомогою веб-програми Excel Online багато такої аналітичної роботи можна проводити одночасно з іншими користувачами. Інші автори можуть працювати над іншими аркушами, іншими розділами аркуша або навіть редагувати ті самі клітинки, що й ви, включно з клітинками, які містять формули й функції, – і все це одночасно! Якщо одночасно редагується одна клітинка, пріоритет має останнє редагування. Використання співавторства у веб-програмі Excel Online – це чудовий спосіб бачити думки один одного, випробовувати різні формули й обчислення, порівнювати результати та навіть перевіряти й помічати помилки один одного.

 

Офіційне співавторство

      Якщо документ Word або презентація PowerPoint зберігається в бібліотеці SharePoint, двоє або кілька користувачів можуть одночасно бути співавторами цього документа або презентації. Наприклад, у документі Word ви можете працювати над одним абзацом, а колега – над іншим. Щодо однієї презентації, ви можете працювати над одним слайдом, а колега – над іншим. Щоб виконувати цю роботу, не потрібно нічого вмикати або настроювати. Співавторство "просто працює". Слід також наголосити, що у вас залишається доступ до практично всіх потужних функцій редагування та форматування у програмах Word або PowerPoint під час роботи у співавторстві, включно з коментуванням, відстеженням змін і версіями документів.
     Офіційне співавторство означає, що зміни, внесені авторами, записуються до буфера, а згодом демонструються, коли автори готові зберегти зміни. Власне кажучи, мало хто хоче ділитися не повністю сформульованими думками, або щоб його хід думок постійно переривали. Проте, працюючи у співавторстві у програмах Word і PowerPoint, можна завжди бачити, де зараз проводять редагування інші автори, а вони, у свою чергу, бачитимуть, де ви зараз редагуєте, за допомогою піктограм, індикаторів рядків стану та областей переходів документа або презентації.
     Іншими словами, офіційне співавторство означає, що ви знаєте, які частини редагують інші автори, але кожен з авторів розкриває зміни лише тоді, коли вони готові до демонстрації іншим.

      Такий процес офіційного співавторства також допомагає мінімізувати конфлікти, бо можна легко відстежити зміни й, за необхідності, координувати зусилля в реальному-часі. Якщо на вашому комп’ютері інстальовано програму Office Communicator, можна навіть натиснути кнопку присутності, щоб надіслати миттєве повідомлення, електронну пошту або зателефонувати колегам, щоб обговорити проблеми. І нарешті, по завершенні процесу співавторства, не буде важко знайти найновішу версію документа в бібліотеці документів. Вона завжди знаходилася в одному розташуванні SharePoint.

 

Примітки та рецензування

      Примітки та рецензування – це поширений і традиційніший метод спільної роботи над документом. У цьому випадку один автор чекає на рецензії та відгуки від інших авторів, наприклад від рівноправних учасників або експертів, але бажає мати більший контроль над упровадженням редагувань і остаточним публікуванням.
     Щоб витрачати менше часу на керування даними процесу рецензування документа та мати більше часу для роботи над документами, можна використати робочий цикл на сайті SharePoint для збирання відгуків про документ. Робочі цикли зменшують витрати й час, необхідні для координації спільних бізнес-процесів (наприклад, рецензування документа), керуючи й відстежуючи завдання, які виконуються людьми та входять до цих процесів. Оскільки робочий цикл призначає завдання, надсилає нагадування, відстежує участь, стежить за дотриманням запланованих дат і створює запис цілого процесу, можна зосередитися на виконанні роботи замість керування логістикою процесу рецензування документа.

      Наприклад, можна почати процес збирання відгуків, заповнивши форму ініціалізації робочого циклу, у якій потрібно вказати імена користувачів, які будуть рецензувати документ. Рецензентам можна надати певні інструкції та вказати дату, коли потрібно, щоб учасники робочого циклу завершили рецензування. Учасники можуть переглядати стан робочого циклу під час його перебігу або перевіряти сторінку "Стан робочого циклу," щоб побачити, котрі учасники вже завершили своє завдання робочого циклу. Власник робочого циклу може настроїти робочий цикл таким чином, щоб учасники працювали над завданнями паралельно або послідовно, оновлювати активні завдання, додавати або оновлювати рецензентів, указувати термін завершення кінцевого результату й, нарешті, позначати його як завершений, коли усі завдання виконано.